Upravljanje timom - kako to učiniti ispravno?

Poslovanje Usluge

Poslodavac bi trebao naučiti kako upravljati timom. Čak i ako namjerava zaposliti barem jednog zaposlenika, treba imati na umu da će s njim stvoriti tim. Iako je poznato da zaposlenik i poslodavac na prvi pogled imaju oprečne ciljeve. To, međutim, nije baš tako. Dobro upravljanje timom podrazumijeva pronalaženje, pokazivanje i osvještavanje zaposlenika o zajedničkom cilju.

Kako dobro upravljati timom – budite lider

Za atmosferu na poslu uvelike je zaslužan šef. Prema mnogim studijama, to je element koji određuje uključenost zaposlenika u obavljanje njihovih dužnosti. I autoritarnost i pretjerana pokornost nisu dobri za šefa. Kada je u pitanju upravljanje timom, važno je razviti lidersku poziciju u tvrtki koja kombinira različite značajke. Vođa je osoba koja:

  1. sposoban je pronaći zajedničke ciljeve, zahvaljujući kojima motivira druge na rad i sam ostvaruje dobrobit;
  2. izaziva poštovanje i prepoznat je kao netko tko se može nositi sa svakom situacijom;
  3. uživa u svom poslu i u stanju je njime zaraziti druge;
  4. sposoban je otkriti potencijal druge osobe, a od toga ima koristi i tvrtka i sam zaposlenik, koji počinje vjerovati u sebe i osjeća se ispunjenim;
  5. odlučna je;
  6. kontrolira emocije;
  7. u stanju je uočiti nedostatke – kako svoje tako i cijele organizacije;
  8. zna da za uspjeh mora surađivati ​​s drugima.

Snažan liderski položaj utječe na uključivanje drugih u posao. Na neki način zaposlenici žele biti poput vođe. Imaju zacrtan cilj kojemu teže. Međutim, poslodavci ne bi trebali brkati menadžment s vodstvom. Iako to ne znači da ne bi trebali imati kvalitete vođe. Lider gleda u budućnost, definira viziju tvrtke i dugoročne ciljeve. Međutim, i dalje ih mora moći prenijeti na tekuće aktivnosti. Za zaposlenike, što se njihov cilj dalje odgađa, to manje vjeruju u njega. Za njih su važni kratkoročni izgledi koji im omogućuju da vide učinak svog rada u kratkom vremenu. Kako onda utjecati na zaposlenike da ih natjeraju na djelovanje?

Dobro upravljanje timom znači motiviranje zaposlenika

Od voditelja se traži fleksibilan pristup upravljanju timom ovisno o specifičnoj situaciji i zrelosti zaposlenika. Važna vještina osobe na čelu određene grupe je odvajanje i delegiranje odgovornosti. Ovo je jedan od motivacijskih procesa. Dobro raspoređeni zadaci omogućuju zaposlenicima da se dokažu i pomažu im u razvoju. S druge strane, voditelj bi trebao biti sposoban procijeniti izvršenje zadataka i obratiti pozornost na detalje koji će mu omogućiti bolje razumijevanje zaposlenika i njegove potencijale, a zatim dobivene informacije koristiti u naknadnoj raspodjeli dužnosti pojedinim zaposlenicima.

Motiviranje zaposlenika također može uključivati ​​promjenu njihovih dužnosti zaposlenika. Prvo, smanjuje monotoniju rada, što može smanjiti učinkovitost, a drugo, pogoduje razvoju zaposlenika. I ne zaboravimo da je razvoj zaposlenika i razvoj tvrtke. Međutim, ovaj motivacijski sustav prikladan je samo za određenu skupinu ljudi. O karakteru osobe ovisi hoće li se fokusirati na razvoj svojih vještina ili preferira stalni posao i boji se promjena. Takvog zaposlenika novi zadaci mogu obeshrabriti da radi. Tada će biti na čelniku ima li mjesta u tvrtki za takvog zaposlenika ili za njegovo i njezino dobro treba mu ponuditi promjenu posla. Stoga proširenje dužnosti zaposlenika, povećanje njegove neovisnosti i opsega odlučivanja može samo motivirati ljude koji su spremni za razvoj.

Šefov partnerski pristup svojim zaposlenicima također može biti motivirajući sustav. Cijenjenje dobrih ideja, ali i objašnjenje zašto su neke od njih loše, povećava povjerenje. Istodobno, povećava spremnost za podnošenje novih ideja, a objašnjavanje nedostataka date ideje tijekom partnerskog razgovora ne koči razvoj zaposlenika, već naprotiv povećava njegovu motivaciju. Dodatno, zahvaljujući takvim razgovorima, vođa stječe poštovanje i poštovanje za svoje znanje i vještine.

Jedan od već dugo poznatih najčešće korištenih sustava poticaja je, naravno, nagrađivanje zaposlenika za obavljeni posao. Sve vrste bonusa i povišica motiviraju. Jer odavno je poznato da je cilj rada ostvariti prihod koji vam omogućuje da pravilno funkcionirate u društvu. Motivaciju povećavaju i pohvale, bilo na forumu cijelog tima ili u individualnom razgovoru. Stoga voditelj ne smije zaboraviti na uvažavanje zaposlenika i komentiranje njihovih postignuća i doprinosa. Ne motiviraju samo dobre riječi. Također, navođenje učinjenih pogrešaka može potaknuti poboljšanje. Naravno, to podrazumijeva i odgovarajući prijenos komentara. Ne smiju biti pregrube. Dakle, vođa mora znati "vagati riječi". Šef se u svom pristupu menadžmentu može voditi postavljenim ciljevima, a može odabrati i način upravljanja kvalitetom.

Upravljanje timom prema ciljevima ili upravljanje kvalitetom

Već smo primijetili da se upravljanje timom u velikoj mjeri temelji na postavljanju zajedničkih ciljeva. Kako to može biti teško, šef može koristiti već postojeći koncept upravljanja koji se temelji na usmjeravanju kroz ciljeve. ZPC skraćeno. Cijeli sustav koji se sastoji od dvije dimenzije:

  • eksterno - zadovoljavanje potreba kupaca;
  • interni - rad unutar poduzeća;

sastoji se u razlikovanju pojedinačnih ciljeva, ciljeva suprotne strane i ciljeva poduzeća, a zatim ih sistematizirati i povezati s glavnim ciljem poslovanja poduzeća.

Postavljanje operativnih, taktičkih i strateških ciljeva glavna je zadaća PCM koncepta. Strateški ciljevi su najviša razina koja tretira poduzeće kao cjelinu, dok se operativni ciljevi odnose na niz pojedinačnih ciljeva dodijeljenih svakom zaposleniku. Upravljanje timom povezuje sve njih s barem jednim zajedničkim elementom. Niti jedan od ciljeva ne može se međusobno isključiti. Sve to stvara određenu sliku cjelokupne djelatnosti, a ujedno postavlja i put kojemu poduzeće teži.

Usmjeravanje sebe i cijelog tima prema ostvarenju zacrtanih ciljeva je metoda uvođenja konkretnih radnji i njihovo bilježenje u našoj psihi. To olakšava upravljanje ljudima. Zahvaljujući zacrtanim ciljevima možemo pokušati otkloniti slabosti tvrtke i iskoristiti prednosti pojedinih zaposlenika. Upravljanje timom kroz ciljeve zasigurno omogućuje akumulaciju energije i potencijala pojedinih jedinica, uzimajući u obzir osobne razlike koje karakteriziraju svaku od njih. Također omogućuje učinkovitiju provjeru faze u kojoj je cilj promašen.

Započnite besplatno probno razdoblje od 30 dana bez obaveza!

Drugi poznati koncept upravljanja je upravljanje timom kroz kvalitetu – TQM. U tom procesu, vođenje tima, kao u ZPC-u, cijeli tim zaposlenika zajedno sa šefom, voditeljem. Glavni cilj upravljanja kvalitetom je poboljšanje svojih zaposlenika, što će rezultirati poboljšanjem ponuđenih proizvoda ili pruženih usluga. Ključnu ulogu u ovom konceptu ima zaposlenik koji, ako je pravilno vođen i motiviran, omogućuje tvrtki postizanje dugoročnog uspjeha. Djelovanje upravljanja kvalitetom temelji se na 8 principa:

  1. Usredotočenje na kupca;
  2. Rukovodstvo;
  3. Angažman zaposlenika;
  4. Procesni pristup;
  5. Sustavni pristup upravljanju;
  6. Stalno poboljšanje;
  7. Donesite odluku na temelju činjenica;
  8. Obostrano korisni odnosi s dobavljačima.

Vidi se da gore spomenuta načela definiraju širok pogled na upravljanje timom. Oni su usmjereni na povećanje koristi za kupca, zaposlenike, tvrtku i društvo općenito. U upravljanju kvalitetom veliku ulogu ima optimizacija proizvodnih procesa i, što je važno, ne postoji savršen trenutak. Upravljanje kvalitetom nikad ne prestaje. Sastoji se od stalnog nastojanja poboljšati kvalitetu poslovanja tvrtke u mnogim područjima.

Dakle, koji koncept biste trebali usvojiti u vlastitoj tvrtki? To je individualna odluka operatera. Postoji mnogo alata i mogućnosti za korištenje i kao što su drugi provjerili, oni pomažu u postizanju uspjeha.

Kako uvjeriti zaposlenika da djeluje i promijeni - jahača i slona?

Naravno, ljudska psiha igra vrlo važnu ulogu u upravljanju timom. Svaku osobu karakteriziraju dva stanja djelovanja. Jedan je odgovoran za emocionalni sustav, dok se drugi temelji na racionalnom razmišljanju – svjesnom pristupu materiji. Otuda i usporedba jednog od psihologa koji je izjavio da su naše emocije Slon, a um Jahač. Jahač koji sjedi na Slonu izgleda kao šef koji ima moć kontrolirati način i postupke Slona. Međutim, pažljivijim pregledom, primijetit ćete da Jahač zapravo nema prednost u odnosu na nekoliko tona teškog Slona, ​​a idući još dalje, kada Slon ustanovi da mu Jahačev smjer ne odgovara, Jahač je jednostavno gubitnik.

Slabost Slona, ​​ili emocionalna strana, leži u lijenosti i nespremnosti na žrtvu. Zbog karakteristika Slona promjene ne uspijevaju jer ga je teško nagovoriti da se odrekne privilegija i žrtava koje je već imao kako bi kasnije ostvario opipljive koristi. Jahač sam ne može nagovoriti Slona da slijedi pravi put do svog odredišta.

Tako dolazimo do zaključka da se za promjene moraju uzeti u obzir obje strane ljudske prirode. Jahač postavlja smjer, dok slon daje energiju za kretanje u smjeru koji je odredio jahač. Prenošenjem ovog koncepta na strukturu tvrtke može se primijetiti da ćemo, ako dođemo samo do emocionalne strane zaposlenika (njihovih Slonova), pobuditi njihovu energiju i spremnost za djelovanje, ali ćemo u jednom trenutku primijetiti da im nedostaje specifičan način djelovanja, da trče naslijepo. S druge strane, dosezanjem samo racionalne strane, tj. Jahača svakog zaposlenika, vidjet ćemo da oni razumiju potrebu za djelovanjem, ali nisu motivirani za to. Stoga će se učinkovito upravljanje timom temeljiti na kombiniranju Jahača sa Slonovima. Tada možemo biti sigurni da su promjene ostvarive i da će donijeti očekivani učinak.Stoga pri donošenju menadžerskih odluka i motiviranju zaposlenika treba imati na umu njihovu dvostruku unutarnju strukturu osobnosti.

Davanje naloga, ocjenjivanje zaposlenika, otpuštanja

Za izdavanje naloga u poduzeću je odgovoran šef. Upravljanje timom je često oko toga, a to je teška stvar. Poduzetnici se dijele na one kojima je lako davati narudžbe, ali njihova forma čini da se zaposlenik osjeća napadnutim i prisiljenim učiniti nešto zbog čega odmah ne želi raditi. S druge strane, postoje poduzetnici koji nisu navikli na upravljanje, koji su sputani davanjem naloga, što tvrtku čini neučinkovitom. Teško je razviti sposobnost davanja naredbi tako da one ispunjavaju svoju ulogu, a time i potaknuti zaposlenika na djelovanje. Dakle, upoznajmo se s nekoliko pravila za učinkovito izdavanje naredbi:

  • naredbe trebaju biti u stilu zahtjeva;
  • vrlo je važno navesti upute: tko i što točno treba učiniti; pokušajte ne izdavati naredbe u bijegu, jer ih zaposlenici mogu tretirati kao nevažne;
  • definirajmo vrijeme dovršetka zadatka;
  • sjetite se osobnosti sugovornika (do nekih od njih morate oštrije doći da bi drugi obavili posao, morate mirno objasniti i dati nalog).

Nakon što slijedi upute, poduzetnik može ocijeniti zaposlenika. To može učiniti jednom mjesečno ili odmah nakon izvršenja određene naredbe. Procjena je važan element i za poduzetnika i za zaposlenika. Omogućuje bolje razumijevanje obje strane i učinkovito upravljanje timom. Kada zaposlenik dobije ocjenu posla koju izdaje njegov šef, on zna što radi dobro i u kojim stvarima griješi. To dovodi do povećanja njegove motivacije i težnje da bude idealan zaposlenik. Šefova svijest o procjeni također utječe na osjećaj sigurnosti u tvrtki. Ako zaposlenik zna da šef nije zadovoljan njegovim radom, ima priliku poboljšati svoj rad. Šef također ima koristi od razgovora, jer može povećati učinkovitost i predanost određene osobe. Nerazgovor o nepravilnom obavljanju posla može dovesti do situacije u kojoj šef odluči otpustiti djelatnika, a zaposlenik se time neugodno iznenadi. S druge strane, kada govorimo o problemima, drugoj osobi dajemo priliku da poduzme nešto kako bi poboljšao učinkovitost svog rada. Zahvaljujući tome imamo priliku promatrati motivaciju i spremnost za rad ili osnažiti mišljenje o nedostatku potencijala određenog zaposlenika.

Jedan od razloga za odluku o otpuštanju djelatnika je nedostatak potencijala. Ovisno o profilu tvrtke, postoje različiti razlozi za otpuštanje zaposlenika. Neki poduzetnici donose takvu odluku zbog nedostatka volje za razvojem zaposlenika i stjecanjem novih vještina. Drugi otpuštaju zaposlenika zbog lijenosti, a treći (rijetko, ali se događa) otpuštaju zaposlenika jer ne žele spriječiti njegov potencijal i mogućnosti razvoja. Prilikom odluke o otkazu vrijedi razmotriti, osim mana zaposlenika, i svoje šefovsko ponašanje prema datoj osobi. Potrebno je razmisliti jesmo li jasno i konkretno objasnili što je njegov posao, jesmo li pazili na greške koje čini i dali mu vremena da se poboljša? Ako i sami napravimo svoj račun kao menadžer, moći ćemo i sami sebe ocijeniti kao osobu koja upravlja timom. To će nam pomoći da napravimo manje pogrešaka u budućnosti ili ojačamo našu odluku o otkazu. U malom poduzetništvu poduzetnici se naviknu na svoje zaposlenike i teško se odlučuju dati otkaz danom zaposleniku. Međutim, poduzetnik se ne bi trebao voditi emocijama i činjenicama. Ako je pojedini zaposlenik prestao biti učinkovit i za njega ne postoji funkcija u poduzeću koja bi se mogla preuzeti, za dobrobit poduzeća, takvog zaposlenika treba otpustiti.

Upravljanje timom – pogreške koje uzrokuju gubitak povjerenja

Učinkovito upravljanje timom moguće je samo kada šefu vjeruju njegovi zaposlenici. Gubitak povjerenja uzrokuje smanjenje radne obveze i gubitak autoriteta u očima suradnika. Upoznajmo se dakle s pogreškama koje treba izbjegavati u kontaktima sa zaposlenicima:

  • neispunjavanje obećanja – a ne radi se samo o financijskim obećanjima, već i o drugim obećanjima, poput opreme za kuhinju zaposlenika ili poboljšanja rada računala;
  • česte promjene odluka - frustriraju zaposlenike i uzrokuju nepotreban kaos; učiniti da zaposlenik izgubi iz vida metu;
  • nema konkretnih ciljeva – ako ne znamo što je cilj, nismo u stanju drugima objasniti smisao rada. Ako zaposlenik ne zna cilj, njegova se predanost poslu smanjuje;
  • nejednak tretman – dovodi do stvaranja podskupina zaposlenika onih koji se “sviđaju” i “ne vole”, što ne utječe pozitivno na radnu učinkovitost;
  • nejednak tretman također smanjuje povjerenje. Staviti sve na jednu osobu lako je "spaliti";
  • podsjetnici izdani na timskom forumu - izazvati veliku neugodu i ukorenog zaposlenika i suradnika;
  • uključivanje u razgovore sa zaposlenicima o temama drugih zaposlenika slabo se promatra i također dovodi do gubitka povjerenja u tvrtku.

Upravljanje timom nije jednostavna stvar. Zahtijeva iskustvo i stalno usavršavanje. Željena osobina je staloženost i sposobnost dešifriranja ljudi. Vrijedi napomenuti da se upravljanje timom ne odnosi samo na velike tvrtke koje zapošljavaju velik broj zaposlenika. Vještine upravljanja ljudima također su korisne u malim poduzećima sa samo nekoliko zaposlenika. Zahvaljujući vještom "upravljanju", povećavamo učinkovitost naših aktivnosti, a također smanjujemo opseg naših dužnosti kako nas u nekom trenutku ne bi nadmašili.