Poslovni put - kako poslati zaposlenika na njega

Servis

Postupak podmirenja troškova službenog puta poduzetnicima je dobro poznat. Međutim, također je vrijedno znati koje se radnje moraju poduzeti prije službenog putovanja zaposlenika. Zahvaljujući tome, poduzetnik neće biti izložen mogućim nedostacima i - dodatnim troškovima.

Službeno putovanje – definicija

Službeno putovanje ima definiciju koja je iznimno važna. Događa se da se neka putovanja na koja se radnik šalje ne mogu smatrati službenim, sukladno Zakonu o radu. To pak znači da se ishrana koja je dodijeljena podređenom podliježe porezu na dohodak i iz njega se moraju plaćati doprinosi ZUS-a.

Da bi se putovanje smatralo službenim, njegova svrha mora biti obavljanje poslovnog zadatka na zahtjev poslodavca izvan mjesta u kojem zaposlenik ima stalno mjesto rada ili sjedište poslodavca. U pravilu ne može trajati dulje od tri mjeseca, jer se tada radi o putu koji se tretira kao privremena promjena radnog mjesta.

Stoga je u ovom trenutku važno definirati opseg putovanja i opseg posla podređenog. Putovanje u kojem će samo jedan od četiri dana biti utrošen na stručne poslove, dok će ostali dani biti slobodno vrijeme, neće se smatrati službenim putovanjem. Slično tome, ako zaposlenik živi u drugom gradu (X) nego što radi (Y), a on je upućen u svoje mjesto stanovanja - tada će ruta od grada X do Y biti njegovo putovanje, ruta od Y do X i povratak - poslovni put, i povratak kući u grad X - opet privatni pristup. Međutim, ako se pokaže da radno mjesto ovog zaposlenika nije jedan grad, već cijela navedena pokrajina unutar koje se nalaze gradovi X i Y, niti jedna se ruta ne može smatrati delegacijom.

Tko može ići na poslovni put?

Delegirani zaposlenik u pravilu ne može odbiti odlazak. Poslodavci u ovom pitanju nisu obvezni privatnim planovima, obiteljskim stvarima ili dodatnim oblicima zarade zaposlenika. Važno je da izaslanstvo ne uskrati podređenom pravo na odmor.

Međutim, postoje dvije iznimke u kojima zaposlenik mora dobiti dopuštenje za službeni put. Ovo se odnosi na trudnice i zaposlenike koje njeguju dijete mlađe od 4 godine.Ako poslodavac želi na službeno putovanje poslati djelatnicu koja se nalazi u jednoj od ove dvije situacije, treba dobiti njegovu suglasnost. U idealnom slučaju, treba ga dati u pisanom obliku kako biste imali jasan dokaz o pristanku. Također je važno da se suglasnost daje za svako izaslanstvo posebno - jedna kolektivna suglasnost dobivena od zaposlenika vjerojatno se neće koristiti.

Službeno putovanje – red odlaska

Odredbe Zakona o radu ne zahtijevaju od poslodavca da izradi nalog za odlazak u pisanom obliku. Međutim, potrebno je dokumentirati izaslanstvo zaposlenika, stoga se u praksi nalozi o odlasku izrađuju u obliku pisanog dokumenta koji uključuje:

  • svrha putovanja - s detaljima lokacije, zadacima itd.,
  • mjesto gdje putovanje počinje i završava,
  • Trajanje,
  • način prijevoza,
  • akontacija putnih troškova.

Ponekad poslodavci zahtijevaju da zaposlenik po dolasku na odredište dobije potpis ili pečat na zaprimljenoj narudžbi. Takav zahtjev nije sadržan u odredbama zakona o radu, ali može biti sadržan u internim aktima društva.

Službeni put i potreba za uplatom akontacije

Zaposlenik koji ide na službeni put ima pravo na beneficije za pokrivanje svojih potreba tijekom putovanja. To uključuje dijetu i nadoknadu putnih troškova, komunikaciju unutar odredišta, smještaj i sve druge potrebne troškove.

Troškovi ovog tipa konačno se podmiruju nakon što se zaposlenik vrati sa službenog puta, no prije odlaska bi trebao dobiti akontaciju. Ako je službeno putovanje u inozemstvo, poduzetnik je dužan izdati akontaciju, u slučaju domaćeg putovanja - dužan je to učiniti na zahtjev radnika. Međutim, takav zahtjev ne mora biti formalan, može biti čak i jednostavan usmeni zahtjev.

Poslodavac treba uplatiti akontaciju na temelju obračuna putnih troškova. Dok se neki od troškova ne mogu unaprijed predvidjeti, velik dio njih je očigledan unaprijed – npr. troškovi putovanja javnim prijevozom ili već rezervirani smještaj. U takvoj situaciji, sredstva doznačena zaposleniku moraju pokriti barem ove očite troškove. Nije moguće dati predujam samo za pokriće dijela – radnik ne može iz vlastitih sredstava doprinijeti pokriću ciljeva poslodavca.

U situaciji kada bi zaposlenik želio da se službeno putovanje odvija privatnim prijevoznim sredstvom, poduzetnik može – ali ne mora – pristati na to. Zatim, prije polaska treba nadoknaditi iznos putnih troškova.